Office Manager und Team Assistant (m/w/d, 80-100%)

Mimacom

Wir bei der Mimacom Flowable Group sind ein international führendes Softwareunternehmen für Digitalisierung und Prozessautomatisierung. Mit maßgeschneiderten Softwarelösungen schaffen wir bessere Erlebnisse – sowohl für unsere Kunden als auch für deren Endnutzer. Unser Team von über 500 klugen Köpfen ist überzeugt, dass Technologie unsere Arbeitsweise nachhaltig verbessern kann.

Für unser Team in Zürich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager & Team Assistant (m/w/d, 80–100 %).

Dein Profil

Bist du ein Organisationstalent mit starken Kommunikationsfähigkeiten und ausgeprägter Detail- und Kundenorientierung? Super! Zusätzlich solltest du außerdem Folgendes mitbringen:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.

• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).

• Erfahrung in administrativen Abläufen, z. B. in Einkauf, Personal oder Office Management

• IT-Affinität & Kenntnisse in MS Office und internen Wissensdatenbanken (z. B. Confluence)

• Bereitschaft, an 4 Tagen pro Woche vor Ort im Büro in Zürich Altstetten zu arbeiten

Deine Challenge

In dieser Rolle bist du das Herz unseres Büros in Zürich und sorgst dafür, dass alles rundläuft – von der Organisation bis zum Wohlfühlfaktor. Zu deinen Aufgaben gehören:

• Empfang & Büroverwaltung: Ansprechpartner für Besucher und Lieferanten, Postbearbeitung, Verwaltung von Schlüsseln, Zugängen, Parkplätzen und Büromaterial, Unterstützung bei Vertrags- und Angebotsablage.

• Facility & Budget Management: Arbeitsplatz- und Inventarverwaltung, Sicherheitskontrollen, Unterstützung bei der Budgetplanung für das Office Management, Koordination mit Handwerkern und Reinigungskräften, Einholung von Angeboten.

• Mitarbeiterwohlbefinden: Organisation von Geburtstags- und Anlassgeschenken, Bereitstellung von Kaffee, Getränken und Obst, Dekorationen und saisonalen Specials.

• Reise- & Eventmanagement: Planung von internen Veranstaltungen, Buchung von Geschäftsreisen und Unterkünften, Verwaltung von Sonderkonditionen mit Buchungspartnern, Unterstützung bei lokalen Marketing- und Kundenevents.

Deine Chance

Als Teil unseres Teams genießt du eine Vielzahl von Vorteilen, die auf deine Bedürfnisse abgestimmt sind und dir helfen, sowohl persönlich als auch beruflich erfolgreich zu sein. Das erwartet dich bei uns:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen

• Ein erfolgreiches, internationales IT Unternehmen mit “Schweizer Wurzeln”

• Direkte Kommunikation und Feedback-Kultur, jährliche Leistungs- und Gehaltsgespräche, hoher Qualitätsfokus sowie coole Team-Events

• 25 Urlaubstage pro Jahr (bis zu 30, je nach Betriebszugehörigkeit), eigenes Hardware-Budget